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作为一名时间管理教练，我清楚地知道，你可以用许多方法来回答“我是否足够高效”这个问题。我也知道，每个人在生产能力是不同的。特定环境下，不同人在同一岗位的最大生产力相去甚远。个人的内在能力、经验、综合能力以及工作欲望造就了这些差异。
为了进一步讨论，我缩小了“足够高效”的定义，即：峰值状态下，你是否能做到符合自己的职责要求。下面的流程图简要地描述了这一判断过程，你将通过一系列问题来厘清自己的生产力水平。回答完后，你应该可以清楚地判断，这一天是高效，还是仍存进步空间。
如何判断你是否足够高效？
问题一：我达到预期目标了吗？
如果将“足够”定义为“达到所需数量或程度”，那么第一个重要的问题就是，你是否完成了职责范围内的工作要求。对于工作范畴明确的人而言，这是个容易回答的问题：你达到这个项目的要求了吗？你在特定的时间内回复客户了吗？销售目标达到了吗？如果你的工作范畴没有那么明确，这个问题就比较难回答了。但下面这个问题的答案应该比较明显，即你的上级是否指出了你需要改进的地方。
如果与你的核心工作相关的答案是肯定的，那么你就足够高效。你可以做得更多，但不需要为了达到预期而做。如果答案是否定的，就转向第二个问题。
问题二：这是我对自己的期望，而非他人施加的吗？
对自己有高期待是一种正向的品质。但如果你为了达到对大家而言都无足轻重的预期目标，而压力过大，或者超时工作的话，这种品质就会带来负面作用。
这种情况下，你需要认真地问自己：这是我对自己的期望，而非他人施加的吗？这些预期能被人们注意吗？如果答案是肯定的，那很有可能你已经足够高效了。是时候降低自我期待至可承担的程度，并与他人保持一致了，而不是在没做的事情上自我否定、妄自菲薄。如果答案是否定的，且其他人十分关注这些目标的达成情况，那么转向第三个问题。
问题三：我的时间安排合理吗？我善于运用资源来提高生产力吗？
一旦你发现自己没有办法达到某些预期目标，但这对完成工作而言又是必须的，你就得评估一下，自己的时间安排是否合理，以及是否善于运用资源来提高生产力。
让我们更深入地探讨一下这两个问题。
第一方面是：我的时间安排合理吗？从一个时间管理教练的角度来看，这个问题其实是在判断你是否能积极主动地分配时间与精力，包括分清轻重缓急、规划时间、设定界限，以及在工作时候保持专注。（提示：如果你疯狂看邮件、刷社交媒体以及手机，几乎没有专注工作的时间，很有可能你并没有达到这一方面的预期。）这是你时间管理上的战略部分。
第二方面是：我善于运用资源来提高生产力吗？我认为，必须要善用手边的资源。例如，列出待办事项，而非只是记在脑海里；用SaneBox之类的邮件过滤系统；合理分派工作；学习如何更高效地利用既有工具。这便是你时间管理的战术部分。
如果对于以上两个方面的问题，你的答案都是自信的“是”，那我认为，你现有的工作技巧，很有可能已经使你足够高效了——你正在力所能及的范围里做到最好。如果你有一个及以上的“否”，你的效率可能就不那么高了。这意味着你只是在该范围内尽可能地做得更多。
如何变得更高效
通读了上文的流程图后，你会发现自己可能不够高效，那么，是时候评估你的劳动成果，并进行下一步了。
你可以选择调整自己的预期。如果你觉得自己的时间管理确实合理，并且善于运用资源（即个人层面上你已经足够高效了），但仍然担心自己没有满足工作预期，那你可以和上级谈谈。列出你负责的项目、截止日期、预估的工作量以及时间容量。然后看看是否能够调整你的职能。如果上级想要用一个简单的系统来规划全局资源，float.com之类的工具能够给你提供很多帮助。
你也可以选择不断精进自己的时间管理。如果你缺乏规划、不会排优先级，无法在一天的必要时段保持专注，但你的工作又要求你必须积极主动，我可以98.2%地确定，你已经将“高效”二字抛之脑后。那么，提高自己的时间管理水平，就是你的义务了。
资源也是如此。如果你无法有效利用任何能帮助你有条不紊的工具，甚至只是纸笔，你很有可能会有所遗漏，甚至浪费时间。我一般会在大幅调整自己的预期之前，先努力改进这些方面。
如果你一直想知道自己是否足够高效，本文所讲从时间管理的层面去思考这些问题，不失为一种判断方法。我希望这些能够让你轻松下来，或更有动力去改善局面。
伊丽莎白·格蕾丝·桑德斯 |文伊丽莎白·格蕾丝·桑德斯，时间管理教练，《现实生活E时间指导与演说》创始人，著有《如何像理财一样投资你的时间》《神圣的时间管理》等。
华小鹭 |译 周强 |校
《哈佛商业评论·职场启示录》
编辑｜周强qiangzhou@hbrchina.org
公众号ID：hbrchinese
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发表于 2018-12-16 13:51:21